Vsak direktor ob sebi potrebuje zanesljivo desno roko, saj je ta pogosto v središču številnih sestankov, projektov in odločitev. Pomembno je, da za njim stoji nekdo, ki skrbi, da vse poteka gladko. Po navadi je ravno poslovna tajnica tista, ki usklajuje sestanke, sprejema klice, ureja dokumentacijo in skrbi za tekočo komunikacijo znotraj podjetja.

Tako tudi poslovna tajnica, ki deluje v podjetju z 10. zaposlenimi, na koncu čuti pritisk, saj se lahko, če ona zboli, delo skoraj ustavi — navsezadnje je pogosto ona tista, ki vse povezuje. Tako je tudi poklic, kot je poslovna tajnica, danes dosti več kot je bil včasih, saj se od nje pričakuje širši nabor znanj. Predvsem potrebuje organizacijske in komunikacijske veščine, hkrati pa tudi digitalne, saj so ključne za uspešno delovanje. Pa vendar danes poslovna tajnica lahko ureja korespondenco, elektronsko pošto in telefonske pogovore, hkrati pa organizira sestanke in poslovna potovanja ter ostale dogodke in evidence. Prav tako arhivira dokumente in pripravlja poročila ter nudi vso ostalo administrativno podporo vodstvu. Velikokrat sodeluje pri raznoraznih projektih in interni komunikaciji; v manjših podjetjih pa večinoma prevzema tudi računovodska in kadrovska opravila. Zato danes poslovna tajnica ni samo pomoč v pisarni, ampak je zelo pomembna pri organizaciji; za to pa mora dobro poznati računalniške programe in spletne platforme, ostala pisarniška orodja in digitalno komunikacijo. Še vedno pa mora imeti lastnost diskretnosti, natančnosti ter občutka za ljudi, saj pogosto komunicira s strankami, dobavitelji ter ostalimi sodelavci. Morda je poslovna tajnica danes bolj asistentka vodje, kar prinaša več odgovornosti, a tudi več strokovnosti.

Pa vendar poslovna tajnica omogoča, da vodstvo dela bolj učinkovito in se osredotoči na ključne odločitve. Hkrati zagotavlja preglednost v komunikaciji in urejenost dokumentov ter ustvarja zaupanje in stabilnost v podjetju.…

Read More